Highlights
After Action Review (AAR) คือ กระบวนการที่มีไว้สำหรับการพัฒนาสิ่งต่างๆ ที่จะต้องดำเนินต่อไปในอนาคต โดยการวิเคราะห์ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในช่วงเวลานั้น มีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นบ้าง ทำไมสิ่งเหล่านั้นจึงเกิดขึ้น
การใช้เวลาในการทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นผ่านกระบวนการ AAR ช่วยทำให้องค์กรสามารถสร้างองค์ความรู้ของตัวเองได้
ในระยะเริ่มต้น จำนวนคนที่เหมาะสำหรับการดำเนินกระบวนการ AAR คือ 8-15 คน ในเวลา 20-40 นาที
การพัฒนาองค์ความรู้ของบุคลากรภายในองค์กรเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เพื่อที่จะให้องค์กรสามารถปรับตัวท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงได้ แต่การพัฒนาองค์ความรู้นี้ไม่ได้เกิดขึ้นจากการให้พนักงานไปเข้าอบรม หรือเรียนเพิ่มเติมเพียงอย่างเดียว
กระบวนการที่เรียกว่า After Action Review (AAR) เป็นกระบวนการที่ได้รับการพัฒนามาทำให้แต่ละคนในองค์กรสามารถสร้างองค์ความรู้ร่วมกันได้จากประสบการณ์หลังจากการทำงานหรือในช่วงระยะเวลาหนึ่ง จนเกิดเป็นองค์ความรู้ภายในองค์กรที่องค์กรอื่นไม่สามารถลอกเลียนแบบได้
เนื้อหาในบทความ
After Action Review (AAR) คืออะไร?
After Action Review (AAR) คือ กระบวนการที่ถูกจัดขึ้นเพื่อวิเคราะห์ว่ามีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นบ้าง ทำไมมันจึงเกิดขึ้น และการพัฒนาสิ่งเหล่านั้นต่อไปในอนาคต อาจเรียกว่าเป็นกระบวนการ de-brief หลังจากเสร็จสิ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งก็ได้
โดยมากมักจะเกิดขึ้นกับงานในลักษณะที่เป็นเหตุการณ์ หรือ โปรเจค แต่กระบวนการนี้ก็สามารถทำได้โดยไม่ต้องเกิดขึ้นหลังจากการจบงาน หรือโปรเจคด้วยเช่นกันเช่น AAR ในช่วงครึ่งปี
นอกจากนี้คุณภาพของการสื่อสารในกระบวนการ After Action Review (AAR) จะมีรูปแบบคล้ายคลึงกับการอภิปราย(discussion) และสุนทรียสนทนา(dialogue) ร่วมกันมากกว่าการโต้เถียงกัน(debate)
ความแตกต่างระหว่างกระบวนการ After Action Review (AAR) กับ การสะท้อนตัวเอง (Self-Reflection)
หลายคนอาจสับสนระหว่างกระบวนการ After Action Review (AAR) กับการสะท้อนตัวเอง (self-reflection) โดยที่ทั้งสองสิ่งนั้นจะแตกต่างกันตรงที่
กระบวนการ After Action Review (AAR) จะให้ความสำคัญกับสิ่งภายนอก หรือการพัฒนาภายนอกที่เกิดขึ้นมากกว่าการเรียนรู้ภายในที่เกิดขึ้น
การสะท้อนตัวเอง (self-reflection) มักจะให้คุณค่ากับสิ่งภายในเช่นอารมณ์ ความรู้สึก เป้าหมายส่วนตัว
แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถพูดถึงสิ่งเหล่านั้นได้ ในกระบวนการ AAR คุณยังคงสามารถเล่าสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการเรียนรู้ต่างๆ ได้
ทำไมองค์กรจึงไม่เกิดการเรียนรู้?
ทุกคนรู้ว่าส่งเสริมการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นจากบุคลากรภายในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ แต่หลายองค์กรไม่มีวัฒนธรรมการทำงานที่เอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้ เพราะไม่มีกระบวนการใดๆ เพื่อให้บุคลากรได้ใช้เวลาเพื่อที่จะสร้างการเรียนรู้จากประสบการณ์ของตัวเอง
ขณะที่ทำงาน มนุษย์จะต้องใช้ทรัพยากรทั้งหมดที่มีในตัวเองไปกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้า ซึ่งการเรียนรู้ที่เกิดขึ้นอาจได้ผลดีกับการเรียนรู้ที่เกิดขึ้นจากกล้ามเนื้อ (muscle memory) ที่เกี่ยวข้องกับงานทักษะที่ต้องอาศัยกล้ามเนื้อเช่น นักดนตรี แต่อาจจะไม่ได้ช่วยทำให้เกิดการเรียนรู้เชิงระบบความคิด การวิเคราะห์ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นการให้เวลาหยุดเพื่อทบทวนและจัดสรรค์องค์ความรู้ที่เกิดขึ้นในกระบวนการ AAR จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่สามารถทำให้เราเกิดการเรียนรู้ได้
สำหรับในชีวิตประจำวันเราต้องอาศัยการสะท้อนตัวเองเพื่อที่จะค่อยๆ ทำความเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นกับชีวิต สิ่งที่เกิดขึ้นกับงาน หรือการเรียนรู้ต่างๆ เป็นระยะๆ เพื่อที่จะทำให้เกิดการเรียนรู้ แต่ในองค์กรหรือชุมชนที่อาศัยการเรียนรู้ร่วมกัน การใช้เวลาหลังจากจบงานเพื่อที่จะแบ่งปันสิ่งที่แต่ละคนได้เรียนรู้ คือกระบวนการเรียนรู้ขององค์กร ซึ่งจะสร้างองค์ความรู้และทำให้เกิดการพัฒนาตัวเองได้
นอกจากนี้การให้เวลาเพื่อทบทวนกับสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากงานจบไม่จำเป็นต้องเกิดกับงานที่ล้มเหลวเพียงอย่างเดียว เพราะหลายองค์กรมักจะจัดการประเมินและศึกษาความล้มเหลวของโปรเจคที่ไม่ประสบความสำเร็จเพื่อหาเหตุผล แท้จริงแล้วในทุกๆ งานที่ประสบความสำเร็จ เราสามารถค้นหาจุดแข็ง จุดที่ดี และข้อได้เปรียบต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้เพื่อเป็นการเรียนรู้ได้ด้วย
After Action Review (AAR) มีที่มาจากไหน?
กระบวนการ After Action Review (AAR) มีจุดเริ่มต้นจากหน่วยหนึ่งในกองทัพของสหรัฐอเมริกา (OPFOR) ที่มีสมาชิกกว่า 2,500 คน ซึ่งทหารกลุ่มนี้ได้แบ่งเป็นกลุ่มย่อยและสอนทักษะการต่อสู้ให้กันและกัน ในเดือนๆ หนึ่งทหารเหล่านี้จะต้องรบกับศัตรูและผู้ก่อการร้ายในสถานการณ์ต่างๆ เช่น ต่อสู้กับรถถัง เฮลิคอปเตอร์ หรืออาวุธเคมี ซึ่งทหารกลุ่มนี้จะมีกลุ่มทหารที่ผ่านฝึกและเชี่ยวชาญกว่ามาแชร์ประสบการให้ และแน่นอนว่าทหารกลุ่มนี้เป็นทหารที่ประสบความสำเร็จในการต่อสู้สูงมาก
กระบวนการที่ทหารกลุ่มนี้ใช้และนำไปสู่ความสำเร็จคือ กระบวนการถ่ายทอดและแบ่งปันความรู้ที่เรียกว่า After Action Review (AAR) นั่นเอง หลังจากนั้นกระบวนการนี้จึงเป็นที่รู้จัก จนในปี ค.ศ. 1998 เริ่มได้รับการเผยแพร่ต่อไปในองค์กรภาคธุรกิจเช่น Colgate-Palmolive, DTE Energy, Harley-Davidson จนได้รับการปรับปรุงและพัฒนามาเรื่อยๆ ถึงทุกวันนี้
ประโยชน์จากการใช้กระบวนการ After Action Review (AAR)
After Action Review (AAR) เป็นกระบวนการสำคัญที่ใช้ในการ facilitation ซึ่งทำให้เรารู้ว่าอะไรเกิดขึ้น และทำไมสิ่งเหล่านั้นจึงเกิดขึ้น การเรียนรู้ที่เกิดขึ้นจะช่วยเหลือคนอื่นๆ ในทีม และทำให้หัวหน้าเห็นสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากมุมมองอื่นได้
ตัวอย่างเช่นในการจัดกิจกรรมงานประชุมของโรงเรียนแห่งหนึ่ง หลังจากที่จบกิจกรรมไป เราสามารถใช้กระบวนการ After Action Review เพื่อดูว่าในครั้งถัดไปคุณจะสามารถทำอะไรให้ดีขึ้นได้
นอกจากนั้นแล้ว กระบวนการ After Action Review (AAR) ยังเอื้ออำนวยให้เกิด
ซึ่งจะช่วยทำให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพขึ้นด้วย
วิธีดำเนินกระบวนการ After Action Review (AAR)
ภาพรวมของกระบวนการ After Action Review (AAR) จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนใหญ่ๆ นั่นคือ
โดยคุณสามารถทำตามคำแนะนำต่างๆ ได้ดังนี้
1. การแนะนำและการเริ่มต้นกระบวนการ
ในขั้นตอนนี้คุณควรจะอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการ AAR โดยสามารถบอกได้ว่ากระบวนการนี้คือกระบวนการที่เกิดขึ้นเพื่อทำให้เกิดการเรียนรู้ภายในองค์กร ซึ่งนำไปสู่การพัฒนาองค์กร พัฒนาการทำงานเป็นทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้งานมีคุณภาพดีขึ้นในอนาคต ซึ่งนอกจากนี้ยังมีรายละเอียดต่างๆ ที่คุณอาจบอกก็ได้ว่า
กระบวนการนี้ไม่ได้นำไปสู่การประเมินผลใดๆ ดังนั้นไม่ต้องกังวลเรื่องความสำเร็จหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
เป้าหมายของกระบวนการคือการสร้างการเรียนรู้ให้กับแต่ละคน และการพัฒนาในการทำงานร่วมกัน
กระบวนการนี้ไม่ใช่การโต้เถียงกัน(debate) เพื่อที่เอาชนะหรือทำให้ใครรู้สึกด้อยคุณค่า
การมีจุดอ่อนที่ต้องปรับปรุงและจุดแข็งที่จะต้องรักษาไว้เป็นเรื่องธรรมดาของการทำงาน
ทุกคนสามารถแบ่งปันได้อย่างตรงไปตรงมาว่าเกิดอะไรขึ้น โดยไม่กล่าวโทษกัน
ในขณะที่ฟังเพื่อนแบ่งปัน เป็นโอาสกาสดีที่เราจะได้ฝึกฝนการฟังอย่างลึกซึ้ง
ไม่จำเป็นต้องบอกข้อมูล รายละเอียดทั้งหมด หรือคำตอบให้กับทุกเรื่อง เราสามารถเลือกบางสิ่งที่สำคัญมาเล่าได้
กระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่ดีในการฝึกฝนการสะท้อนตัวเอง (self-reflection) เพื่อนำไปสู่การเติบโตของตัวเอง
คุณอาจค่อยๆ เล่าเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ หากมีโอกาสทำกระบวนการ AAR หลายครั้ง คุณอาจเพิ่มความรู้ต่างๆ ทีละเล็กละน้อยให้ แทนที่จะเล่าให้หมดภายในครั้งเดียว เพราะการฝึกปฏิบัติ AAR ทีละหัวข้อจะช่วยทำให้แต่ละคนค่อยๆ เข้าใจมากขึ้น
นอกจากนี้คุณอาจตั้งกติกาบางอย่างสำหรับการ AAR ด้วย
กฏ กติกา หรือข้อตกลงร่วมกันระหว่าง After Action Review (AAR)
ทุกคนมีคุณค่าเท่ากัน
จะไม่มีการกล่าวโทษ ตำหนิกันและกัน
ไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิด
ไม่ตัดสินกัน โดยใช้การฟังอย่างลึกซึ้ง เมื่อฟังเพื่อนพูด
เปิดกว้างสำหรับความคิดใหม่ๆ
สามารถสอบถามกันและกันได้ แต่ห้ามคาดคั้น บังคับใครให้ตอบคำถาม
ให้ความสำคัญกับสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานร่วมกัน
2. การสะท้อนการเรียนรู้
หลังจากที่คุณได้แนะนำกระบวนการทั้งหมดไปแล้ว คุณสามารถดำเนินกระบวนการสะท้อนการเรียนรู้ได้ โดยอาจเลือกคำถามเหล่านี้ที่คุณต้องจากสิ่งเหล่านี้
ในตอนแรกคุณคาดหวังว่าอะไรจะเกิดขึ้น?
สิ่งที่เกิดขึ้นจริงๆ คืออะไร?
มีอะไรที่เป็นไปด้วยดี อะไรที่ดีเกินความคาดหมาย แล้วมันเกิดขึ้นได้อย่างไร?
มีอะไรที่สามารถปรับปรุง หรือพัฒนาเพิ่มเติมได้?
อะไรคือสิ่งที่เราทำแล้วมีความสุขที่สุดในงานนี้?
สำหรับคนที่เป็นกระบวนกรหรือ facilitator คุณอาจทำสิ่งต่างๆ เหล่านี้เพิ่มเติมได้
ถามว่า "ทำไม" เพื่อที่จะช่วยคนพูดสืบค้นหาราก ที่มาที่ไปของปรากฏการจากเทคนิค 5 whys โดยเฉพาะในกรณีที่คนพูดไม่ได้มีทักษะการสะท้อนตัวเองมากนัก คุณควรจะถามเพื่อที่จะช่วยเหลือให้เขาสามารถเข้าใจและสะท้อนตัวเองได้ดีขึ้น
บางครั้งอาจมีบางคนแชร์ประสบการณ์ที่ดี แต่ในเหตุการณ์เดียวกันอาจเป็นสิ่งที่แย่สำหรับบางคน facilitator ควรฟังเสียงจากความรู้สึกทั้งสองด้านนี้
หากคนที่เข้าร่วมมีจำนวนเยอะมาก คุณอาจขอตัวแทนจากกลุ่มบางกลุ่ม
ควรให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริง แม้ว่าความรู้สึกที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งจำเป็น แต่คำแนะนำต่างๆ สำหรับการพัฒนามักจะเกิดขึ้นตามความเป็นจริง
คุณอาจให้เวลาผู้เข้าร่วมสัก 2-3 นาที เพื่อที่จะนึกถึงสิ่งต่างๆ ก่อนที่จะให้แต่ละคนได้พูด
3. การจบกระบวนการ
ในขั้นสุดท้าย คือการจบกระบวนการ ในขั้นตอนนี้คุณอาจ
สรุปสิ่งที่เป็นจุดแข็งของการทำงานครั้งนี้
สรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้และต้องพัฒนาจากการทำงานครั้งนี้
นอกจากนี้คุณอาจใช้เวลานี้เป็นเวลาที่ดีในการบอกเล่าสิ่งที่ประทับใจ ขอบคุณ หรือขอโทษกันและกัน หากมีความขัดแย้งเกิดขึ้น
จำนวนคนและระยะเวลาที่เหมาะสมในการเข้าร่วมกระบวนการ AAR
ในการเริ่มต้น จำนวนที่เหมาะสำหรับการดำเนินกระบวนการ AAR คือมีจำนวนผู้เข้าร่วม 8-15 คน ในเวลา 20-40 นาที จำนวนนี้เป็นจำนวนที่พอเหมาะที่ผู้เข้าร่วมทุกคนจะมีโอกาสพูดได้ แต่กระบวนการ AAR ทั้งสามขั้นตอนนี้สามารถเกิดขึ้นกับคนได้ตั้งแต่ 3 คนจนถึง 200 คนซึ่งรูปแบบอาจเปลี่ยนไปขึ้นอยู่กับเวลาด้วย
หากมีความเชี่ยวชาญแล้วในกระบวนการคุณอาจเพิ่มจำนวนได้ โดยกระบวนการอาจใช้เวลาเพิ่มขึ้น ซึ่งจำนวนที่พอเหมาะอาจอยู่ในระดับ 12-25 คน ภายในเวลา 40-60 นาที
สำหรับผู้เข้าร่วมปริมาณมาก 50-100 คน คุณอาจต้องใช้เวลาถึง 3-4 ชั่วโมงในการดำเนินกระบวนการ AAR และอาจต้องใช้เทคนิคอื่นๆ เพิ่มเติมเพื่อดูความคิดเห็นของทุกคน นอกจากนี้หากจำนวนผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นอาจมีบางคนที่ไม่มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็น และจำนวนกระบวนกร (facilitator) ที่ดูแลกิจกรรมก็ต้องมีจำนวนเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน
การประยุกต์กระบวนการ After Action Review (AAR) ให้เหมาะกับบริบท
กระบวนการ After Action Review (AAR) เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งนอกจากจะใช้กระบวนการนี้หลังจากจบงานแบบโปรเจคแล้ว ยังสามารถเกิดขึ้นในกระบวนการเรียนรู้แบบ transformative learning ในบริบทต่างๆ ได้
คุณสามารถใช้กระบวนการนี้เพื่อพัฒนาและทบทวนการเรียนรู้หลังจากจบงานแบบโปรเจค การทำงานร่วมกันเป็นทีม หรือถอดบทเรียนประจำปีได้อีกด้วย
แหล่งอ้างอิงและข้อมูลเพิ่มเติม
Urbinner เป็นพื้นที่ให้ทุกคนได้เติบโตจากการเรียนรู้ในทุกช่วงเวลาของชีวิต โดยทีมนักจัดกระบวนการจะพาคุณไปเรียนรู้ทักษะที่นำไปสู่การเข้าใจตัวเอง สร้างความสัมพันธ์ที่ดี และการตระหนักรู้ร่วมกัน เพื่อให้ทุกคนสามารถทำในสิ่งที่มีคุณค่าและความหมายสำหรับตัวเอง องค์กร และชุมชนของเราได้
