• Urbinner

Facilitator คืออะไร? มีหน้าที่ทำอะไร?

อัปเดตเมื่อ ต.ค. 16

Highlights

  • Facilitator คือ คนที่มีหน้าที่ช่วยให้กลุ่มคนสามารถบรรลุเป้าหมายใดเป้าหมายหนึ่งเช่น เข้าใจกันมากขึ้น สร้างสรรค์อะไรได้ วางแผนร่วมกันได้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

  • Facilitator จะมีความเป็นกลางต่อเนื้อหาและสิ่งที่กำลังดำเนินอยู่ ไม่ได้มีบทบาทในการให้ความเห็น สนับสนุนใครในกลุ่มโดยเฉพาะในกรณีที่มีเป้าหมายเป็นการตัดสินใจบางอย่างร่วมกัน

  • หน้าที่ของ Facilitator คือ การวางแผน ออกแบบกระบวนการ แนะนำเครื่องมือ และช่วยดูแลพลังงานของกลุ่ม เพื่อที่จะให้เป้าหมายได้บรรลุได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

Facilitator คืออะไร?

Facilitator คือ ผู้ที่ช่วยให้กลุ่มคนสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยเทคนิคการสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม ออกแบบวางแผน และเลือกเครื่องมือต่างๆ ในการช่วยให้กลุ่มคนเหล่านั้นสามารถค้นหาคำตอบ ได้ด้วยตัวเอง โดยที่ Facilitator จะไม่เข้าไปยุ่ง ชี้แนะ กับเนื้อหา การตัดสินใจ การสร้างสรรค์สิ่งต่างๆ เพื่อที่จะให้กลุ่มคนเหล่านั้นได้สร้างสรรค์และได้บทสรุปของสิ่งที่พวกเขาต้องการด้วยตัวเองได้อย่างเต็มที่



ในภาษาไทย Facilitator มีคำเรียกต่างๆ มากมายเช่น ฟา, ผู้นำกระบวนการ, วิทยากรกระบวนการ


ทำไมการที่ Facilitator ไม่เข้าไปยุ่งกับเนื้อหาหรือบริบทที่กำลังเป็นปัญหาถึงมีความสำคัญ?

ยุคสมัยก่อนเรามีความเชื่อว่าคำตอบที่ดี วิธีการแก้ไขปัญหาที่ดี นวตกรรมที่ดีจะมากจากผู้รู้ องค์ความรู้ภายนอก นอกจากนั้นหลายคนอาจเชื่อว่ามีคำตอบที่ดีที่สุดเพียงคำตอบเดียว แต่เมื่อเวลาผ่านไปจนมีการเกิดขึ้นของเทคโนโลยีที่สามารถทำให้ทุกคนเข้าถึงความรู้ได้ง่าย การแข่งขันและการปรับตัวเริ่มเปลี่ยนแปลงไป เพราะเราเริ่มเห็นว่ามีคำตอบอยู่มากมายให้เลือกใช้ และไม่มีใครรู้ว่าผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นอย่างไร


การที่ Facilitator ไม่เข้าไปยุ่งกับเนื้อหา และไม่ได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ เพราะมีความเชื่อว่าผู้ที่อยู่ในองค์กรมีความรู้และความชำนาญในบริบทนั้นๆ มากกว่า Facilitator ดังนั้นเมื่อมีการตัดสินใจ การถกเถียง หรือการระดมความคิดเห็น Facilitator จึงมีหน้าที่เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับบริบท สร้างบรรยากาศ ดูภาพรวมของทีมเพื่อที่จะให้ทีมได้สร้างสรรค์ แก้ไขปัญหา อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด


นอกจากนี้หลายสถานการณ์จำเป็นที่จะต้องอาศัยคนกลางเช่น กรณีที่ต้องการสำรวจความคิดเห็นจากบุคลากร การหาจุดแข็งจุดอ่อน การสร้างความร่วมมือระหว่างบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง เพราะในเวลาเหล่านี้จะเป็นเวลาที่ผู้บริหาร หรือหัวหน้าได้มีพื้นที่พูดคุยกับบุคลากร



Facilitator ทำหน้าที่อะไรใน Facilitation

ในการช่วยให้ทีมได้มีการประชุม ระดมไอเดีย วางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ดีที่สุด Facilitator จะพยายามทำความเข้าใจบริบท เลือกเครื่องมือ และวางแผนการ Facilitation แต่ละครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการ Facilitation แบบครั้งเดียวจบ หรือการ Facilitation แบบต่อเนื่องหลายๆ ครั้ง


โดยที่พวกเขาจะ...

  • ออกแบบกระบวนการของกลุ่ม การออกแบบเหล่านี้ขึ้นอยู่กับบริบทว่าลักษณะของกลุ่มนี้เป็นอย่างไร เพื่อที่เขาจะช่วยให้กลุ่มได้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

  • วางแผนการทำกระบวนการ การวางแผนกระบวนการจะทำให้กระบวนการที่ออกมามีความลื่นไหล การลำดับกระบวนการและกำหนดเวลา ผลลัพธิ์ในแต่ละกระบวนการที่จะได้รับ จะช่วยทำให้กระบวนการเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและมีส่วนร่วมจากทุกคน

  • แนะนำเครื่องมือ ในแต่ละกระบวนการ ฟาจะแนะนำวิธีใช้เครื่องมือให้เป็นลำดับเพื่อให้ทุกคนรู้จักเครื่องมือและเลือกใช้เครื่องมือได้ กระบวนกรที่ดีจะไม่ได้สร้างสรรค์หรือใช้เครื่องมือที่ใหม่ แปลกประหลาดเพื่อสร้างความประทับใจให้กับกลุ่ม แต่พวกเขาจะใช้เครื่องมือที่ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด

  • ดูแลและสนับสนุน ดูแลภาพรวมของกลุ่ม เพราะขีดความสามารถในการระดมความคิด ประชุมอย่างต่อเนื่องยาวนานได้ตลอดของแต่ละคนต่างกัน เมื่อสมาธิของแต่ละคนเริ่มล่องลอย Facilitator หรือกระบวนกรจะหาช่วงจังหวะเพื่อพักเบรคทุกคน นอกจากนี้สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งของกระบวนกรคือดูแลเรื่องเวลา เพื่อที่จะให้ทุกอย่างเกิดขึ้นภายใต้ข้อจำกัดของเวลาได้



ปัญหาที่มักจะพบหากขาด Facilitator ในการประชุม วางแผน ระดมความคิด หรือนัดหมายอื่นๆ

ในองค์กร หน่วยงาน บริษัทที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายคนในตอนที่ประชุม ระดมความคิดเห็น วางแผน กำหนดเป้าหมาย หรือประเมินการทำงาน การควบคุมการพูดคุยปรึกษากันในครั้งนั้นเหล่านั้นมักจะเป็นเรื่องยากเพราะ

  • ขาดการดูแลในภาพรวมในการพบกัน ในกรณีที่ไม่มีผู้ใดเป็น Facilitator สำหรับการประชุมในครั้งนั้นโดยเฉพาะ การประชุมอาจมีบางช่วงที่ช้าไป เร็วไป หรือผู้ประชุมเกิดภาวะล้าเพราะไม่มีผู้ดูแลพลวัตของกลุ่ม (group dynamics) นอกจากนี้บางครั้งการนัดหมายในแต่ละครั้งอาจเกิดเป็นการพูดคุยไปเรื่อยๆ เชิงรายละเอียด หรืออยู่นอกประเด็นมากเกินไป

  • มีปัญหาเชิงโครงสร้าง Session ที่มีการดูแลหรือ Facilitate จากบุคลากรภายในมักจะพบปัญหาเชิงโครงสร้างทำให้การดำเนินไปของการประชุม ระดมความคิด วางแผนอาจเกิดความลำเอียง (Bias) ขึ้นได้ เช่นหากมีหัวหน้าเป็นผู้ดูแลการประชุมที่สำคัญและมีบทบาทเป็น Facilitator ลูกน้องหรือพนักงานอาจระดมความคิดเห็นที่สอดคล้องกับความต้องการของหัวหน้า หรืออย่างน้อยคำตอบที่ออกมาอาจสอดคล้องกับความต้องการของหัวหน้าแม้ว่าเขาจะตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม

  • ขาดเครื่องมือที่เหมาะสมซึ่งอาจเกิดประสิทธิภาพไม่เต็มที่จากผู้ดำเนินการประชุม นัดหมาย ที่ขาดความเชี่ยวชาญ โดยเฉพาะ เพราะ Facilitator จะวางแผน ออกแบบ และเลือกเครื่องมือต่างๆ ที่เหมาะสมให้เข้ากับบริบท สถานการณ์ และจุดมุ่งหมายของการพบกันในครั้งนั้นๆ